AI協作｜工作分工示範
老闆、同事、AI各做什麼？用一張提案分工表，讓工作不再全回老闆手上
如果你的小團隊每份提案都得由老闆整理需求、想架構、改文字、聯絡客戶，AI加進來後工作可能只是多了幾段需要檢查的文字。我會先把提案拆成五種工作：輸入整理、初稿、判斷選項、對外執行、結果回收，再分清楚誰主責、誰供資料、AI交出什麼，以及最後依什麼做選擇。下面是三人室內設計工作室準備提案的示範，可直接替換成自己的服務與角色。
示範情境：三人室內設計工作室準備住宅改造提案
工作室有老闆（負責設計方向與商業取捨）、設計同事（負責客戶需求整理、圖面與對外聯繫），以及AI。客戶希望改善一間兩房住宅的收納和動線；目前已提供家庭成員、生活習慣、現場照片與大致預算。這是為了展示完整工作答案而創作的示範，不代表商家或實際客戶案例。
五項工作怎麼分
| 工作 | 主責 | 誰供資料 | AI交付 | 人的判斷依據 |
|---|---|---|---|---|
| 輸入整理 | 設計同事 | 客戶提供照片、家庭需求與預算範圍；老闆補充工作室服務範圍 | 一頁需求摘要，標出已知條件與尚未說明處 | 同事核對摘要是否忠實呈現客戶原話，並判斷哪些資訊會影響提案範圍 |
| 初稿 | AI | 同事提供已整理摘要、設計服務內容與提案格式 | 提案初稿：問題描述、設計方向、交付項目與待討論事項 | 同事檢查內容是否符合實際服務；老闆提供設計原則，不逐句改寫 |
| 判斷選項 | 老闆 | 同事整理現場限制與需求摘要 | 兩個可比較的配置選項，各列空間安排、取捨與待確認條件 | 老闆依動線、收納需求、現場條件及工作室能交付的範圍選方向 |
| 對外執行 | 設計同事 | 老闆選定的配置方向、提案初稿與客戶聯絡資訊 | 可供同事整理的提案文字段落與會議重點 | 同事確認交付內容和聯絡安排一致後，寄出提案並安排討論 |
| 結果回收 | 設計同事 | 客戶回覆、討論紀錄與提案版本 | 回覆重點摘要、未決問題與下一次討論項目 | 同事依客戶實際回應更新需求摘要；老闆只處理需要改變設計方向或服務範圍的取捨 |
這張表刻意讓同事主責大部分資料流與對外工作，老闆集中在設計方向的選擇。AI提供摘要、初稿與比較材料，但不替任何人決定工作室要承接什麼、客戶需要什麼。
同事整理出的需求摘要
「客戶為兩房住宅使用者，主要希望改善日常收納與客餐廳動線。已提供家庭成員與生活習慣描述、現場照片及大致預算範圍。現階段提案先聚焦公共區域動線與主要收納位置；廚房設備是否調整、既有家具是否保留仍待客戶補充。提案需分別說明兩種配置的空間取捨，避免把尚未確認的設備項目寫成既定交付。」
這段摘要不是欄位清單，而是同事已經完成的初步整理：把客戶目標、現有資料、提案焦點和未定條件寫在一起。設計方向仍留給老闆判斷，資料整理則不必等老闆代做。
AI提出兩個配置選項，老闆選一個
選項A｜先整理公共區域動線
把客餐廳主要通道維持清楚，收納集中在入口與餐桌附近；提案先處理回家後物品放置和日常通行。優點是回應目前明確提出的兩個問題；取捨是大型展示收納較少，廚房設備與既有家具仍需確認。
選項B｜先增加整面收納量
把公共區域一側規劃成連續收納面，保留部分展示位置；優點是收納量的討論較直觀，取捨是櫃體深度與位置可能影響通道寬度，現場尺寸和家具保留需求要先對上。
同事可直接承接的訊息
「需求摘要已整理好，提案先聚焦公共區域動線與入口、餐桌附近的日常收納。我把兩種配置的優點和取捨放在同一頁；目前建議先走A，因為它直接回應客戶已提出的動線問題，也沒有先假定廚房設備或既有家具要調整。接下來我會依A整理提案內容，並把設備與家具保留列為討論事項，完成後直接安排客戶討論。」
這段訊息交代了已完成的整理、建議選項、選擇理由和同事接下來要做的事。老闆提供方向後，同事便能承接對外執行；結果回收也由同事根據客戶回覆更新，不必每次都把整段流程送回老闆重跑。
把分工表改成自己的版本
先把工作名稱換成你們實際要交付的內容，像是報價、社群企劃或顧問提案。每一列只寫一位主責者，再寫清楚別人提供哪些資料、AI要交出什麼成品，以及主責者用什麼依據判斷。若寫出來的AI交付物仍是「幫忙想想」或「整理一下」，就把它改成可拿來接著工作的東西，例如「一頁需求摘要」或「兩個附取捨理由的配置選項」。
我在看AI工作分工時，會先問最後要交付什麼，再看角色如何接力。這也呼應《總裁AI商業思維2.0》的道、勢、貨、銷、合、融：把方向、客戶需要的價值、服務內容與協作接起來，AI才知道自己承接的是哪一段工作，而不是只多產出一份文字。
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