換一位客戶，AI做法還能沿用嗎？用五欄找出要改的地方

客戶提到Instagram，不代表已經選定服務

假設你提供品牌定位與對外溝通服務，不包含社群帳號代操。一位有兩間店的餐飲店主傳來訊息：

我們想吸引年輕客人，你可以幫我們做Instagram嗎？怎麼收費？

已知的是店數、想接觸的客群與平台名稱；還不知道的是，他要找人每天發文，還是想先弄清楚兩間店的主打特色與內容方向。

把客戶原話與服務說明交給AI整理時，先看它有沒有把「提到Instagram」直接解讀成「需要每日代操」。兩者之間，還差一個會改變處理方式的問題：

你現在比較需要有人持續經營帳號，還是先整理兩間店的主打特色與內容方向？

回覆一：他想先整理定位

對方回答：「我們先想弄清楚主打什麼，還不急著找人代操。」這時可以回覆：

了解，你們目前想先整理兩間店的主打特色與內容方向，這和我的品牌定位服務有交集。方便先提供兩店的菜單、現有品牌介紹，以及你們目前觀察到的主要客群嗎？我看過後，再和你確認適合討論的服務範圍。

這封回覆完成了兩件事：說清楚需要哪些資料，也交代收到後要做什麼。你核對自己的服務描述後，就能照改使用。

回覆二：他只要每日代操

對方回答：「我們方向已經確定，只想找人每天幫忙發文。」回覆就要換成：

了解，你需要的是持續代操帳號。我目前提供品牌定位與對外溝通服務，不包含每日發文代操。如果你還需要釐清主打特色或內容方向，我們可以再確認這部分是否適合合作。

可以重用的是先分清需求的判斷路徑；要更新的是這位客戶的資料與回覆。服務不同，後續要做的事也不同，不能把上一封補資料的回覆直接套給只找代操的人。

五欄工具：把回覆接成下一步

下面是「先整理定位」這條路徑的完成紀錄。用五個欄位逐項寫清楚，回覆就不會在送出後斷掉。

這五欄是你整理工作的方法，不是要求客戶多填一張表。資料交由客戶與你依需要提供，紀錄則接回你原本的工作位置。

換成自己的工作，逐欄問這五個問題

資料：開始前需要什麼？客戶和自己各提供哪些內容？

判斷：哪個答案會讓處理方式改變？缺哪項資料要先補問？

輸出：這一步要拿到需求摘要、問題清單、回覆草稿，還是方案？

確認：誰核對事實、服務範圍與對外承諾？

交接：接著由誰做什麼？等待什麼資料？紀錄存在哪裡？

每次都要更新的是客戶背景、原話、資料與需求。可以沿用的是已知與未知的分法、服務範圍的判斷、條件分支與交接方式。當你的服務內容改變，這些判斷也要跟著調整。

可直接複製的AI工作指令

把客戶原話與自己的服務範圍貼在指令後，請AI一次整理兩條路徑與紀錄：

我會提供客戶原話和我的服務範圍。請先分開已知與待確認的資料，再找出一個會改變後續處理的問題。依可能的兩種回答，各寫一封完整可使用的回覆，並整理成「資料、判斷、輸出、確認、交接」五欄紀錄。回覆要寫清楚接著需要什麼資料、收到後會做什麼；交接要寫出負責人、待資料與紀錄位置。沿用我的服務範圍，不替我接受其他服務。以下是客戶原話：〔貼上原話〕；我的服務範圍：〔貼上說明〕；平常存放客戶紀錄的位置：〔填入位置〕。

AI先完成草稿，你核對內容後，照原本方式回覆與保存。草稿裡寫了「已送出」或「已存檔」，不等於這兩件事已發生；把下一步寫清楚，工作才接得下去。

用這張表比較你需要的學習

若五欄都清楚，只差某項工具功能怎麼操作，對應的操作教學就有幫助。

若你最不清楚的是服務誰、交付什麼、什麼時候補資料、何時進入方案討論，可以找能協助整理商業判斷的學習內容。

若你需要有人把實際系統建好，就詢問是否提供相應建置服務，讓需求和交付對得上。

看課程示範時，問三件事：這個示範對應我的哪項工作？我能否看懂它使用的前提與判斷？換一位客戶後，哪些資料重填、哪些步驟可以沿用？